Faire entendre sa conférence téléphonique avec étiquette

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Avez-vous déjà participé à une téléconférence où il y avait un bruit de fond qui fait qu'il est difficile de profiter de l'appel? Avez-vous un appel sur lequel les participants parlent les unes sur les autres ou quelqu'un est en train de parler et que vous n'avez aucune idée de ce que leur nom? Peut-être que vous n'auriez jamais contribuer parce que chaque fois que l'animateur a posé une question, il y avait une ou deux personnes qui ont toujours sauté à l'intérieur et n'a pas cesser de parler, et l'animatrice n'avait pas le contrôle de la situation.

Si vous planifiez une conférence téléphonique, vous devez vous assurer que tous les intervenants sont conscients de la manière dont il fonctionnera. Dès que quelqu'un confirme qu'ils prendront part à l'appel dont vous avez besoin pour envoyer des informations sur l'appel. Tout le monde aura besoin de connaître le numéro de téléphone à composer, leur mot de passe à entrer et à la date et l'heure de la conférence téléphonique. Assurez-vous que tout le monde connaît le bon fuseau horaire ainsi. À l'avance, n'oubliez pas de dire à tout le monde comment désactiver leur appel en attente de façon à ne pas interrompre l'appel conférence. Enfin, tout le monde envoyer des informations de support technique en cas de problème qu'ils rencontrent au cours de l'appel. Cela permettra à chacun d'avoir une vie professionnelle et une expérience agréable.

Tout d'abord, vous aurez besoin de charger les participants à la conférence téléphonique manières. Vous voudrez toutes les questions qui peuvent se produire à traiter dans la meilleure manière possible. Ceci est important, même si vous avez déjà dépassé ces points dans un email.

Un exemple d'une telle déclaration serait la suivante: "Pour réaffirmer quelques points au sujet de l'étiquette de l'adresse e-mail que j'ai envoyé Vous plus tôt, s’il vous plaît assurez-vous que vous êtes dans une salle libre de toute forme de distractions. Hit bouton de coupure du son sur votre téléphone si vous devez parler en privé avec quelqu'un qui n'est pas dans cette conférence téléphonique, ou appuyez sur * 6 en sourdine-vous sur la Conférence téléphonique. Si vous le faire plus tard, de nouveau frappé * 6-muets à vous-même. Si je ne reconnaissez-vous lorsque vous commencez à parler, vous êtes toujours en sourdine et ne peuvent pas être entendus. "

S’il vous plaît La téléconférence donner toute votre attention. En répondant à mes questions ou de donner des idées-dire votre nom avant de vous parler. Je vous serais reconnaissant si vous rejoindre en droit, à tout moment, tant que je serai à demander votre avis. Aussi, s’il vous plaît parler clairement pour que tout le monde puisse vous comprendre.

Enfin, n'oubliez pas de laisser le temps à chacun de partager ses opinions, comme certaines personnes ont besoin de plus de temps pour réfléchir à leur réponse avant de parler. Il est normal qu'il y ait des écarts de silence sur notre appel. Quelqu'un at-il des questions ou besoin de précisions sur quelque chose à voir avec l'étiquette conférence téléphonique? "

Un exemple de ce que l'animateur de la réunion peut dire alors que vous devez respecter ces directives gracieusement tout au long de l'appel. Si vous Entendez un bruit de fond, faire une pause et de dire quelque chose comme, «Nous obtenons beaucoup de bruit de fond. Il semble que quelqu'un est dans la cuisine faire le dîner. Quelqu'un at-il des questions ou besoin de précisions sur quelque chose à voir avec l'étiquette conférence téléphonique? "

Lorsque vous éprouvez une dominante appelant, ces directives doivent être appliquées avec tact. Vous obtenez seulement une chance de faire une bonne Première impression. Si vous n'êtes pas certain de la façon de traiter ces types de situations, les dommages (s) n'affectera que vous - en particulier dans le virtuel et invisible environnement, où les gens ont le choix de participer ou non. Grâce à l'utilisation de la bonne étiquette , Vous pouvez maintenir la meilleure expérience possible téléconférence. Cela permettra d'assurer la fréquentation répéter et de la participation. Rappelez-vous, c'est votre réputation professionnelle en jeu ici, et non pas celui de l'appelant.

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À propos de l'auteur

Daiv Russell. Daiv Russell est un consultant en marketing et en gestion avec Envision Consulting à Tampa, en Floride. Pour en savoir plus sur l'étiquette téléconférence, consultez audio-conférence calling.info. Bien que l'organisation de votre équipe, visitez notre Team Building idées.

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